Manual del Gestor de tienda

1Tu rol y tu menú#

El Gestor de tienda es quien mueve las ventas: confirma pagos, prepara y envía pedidos, mantiene el catálogo y el stock, y cuida la relación con los clientes.

Si necesitas algo de la columna «No puedes», pídeselo a un Administrador.

2Tu rutina diaria#

Un orden sencillo que evita retrasos:

1. Dashboard. Mira «Pagos por verificar» y «Pedidos por enviar». Son tus dos prioridades.

2. Verifica pagos. Abre cada pedido en Pago en revisión, mira el comprobante, confirma el monto en tu app o banco y confirma el pago.

3. Prepara y despacha. Los pedidos En preparación se arman, se entregan al courier y se marcan como enviados con su código.

4. Cierra entregas. Marca como Entregado lo que ya llegó.

5. Stock. Revisa los productos con stock bajo y repónlos.

3Pedidos#

La lista de pedidos#

Abre Ventas › Pedidos. Arriba verás pestañas por estado con un contador, y debajo la lista.

• Pestañas: Todos, Pendiente de pago, Pago en revisión, En preparación, Enviado, Entregado, Cancelado…
• Búsqueda: por número de pedido, nombre, correo, celular o número de documento del cliente.
• Filtros: método de pago y rango de fechas (Desde / Hasta). Limpiar filtros los quita.
• Un icono de documento junto al método de pago indica que el cliente ya subió su comprobante.

El detalle de un pedido#

Pulsa un pedido para abrirlo. Arriba verás el número, el estado y el total; a la izquierda, lo que puedes hacer; a la derecha, los datos del cliente, la entrega y el comprobante de venta.

Confirmar un pago#

1. Abre el pedido en Pago en revisión.

2. En la tarjeta Pago pulsa Ver comprobante: se abre la imagen o el PDF.

3. Comprueba el monto y la referencia (el número de pedido) en tu app o banco.

4. En Actualizar pedido elige Confirmar pago. Si quieres, escribe un mensaje para el cliente y deja activo Avisar al cliente por correo.

5. Pulsa Cambiar a «En preparación».

Si el pago no llegó o el monto no coincide, no lo confirmes: escribe una nota para el cliente explicando qué falta (o vuelve el pedido a Pendiente de pago) y contáctalo por WhatsApp con el botón de la parte superior.

Preparar y despachar#

1. Arma el pedido con los productos de la lista (cada uno muestra su SKU y cantidad).

2. Entrégalo al courier y anota su guía.

3. En la tarjeta de entrega, completa Datos del courier: empresa (Olva, Shalom, Urbano… o la tuya) y código de seguimiento. Pulsa Guardar.

4. En Actualizar pedido elige Marcar como enviado. El cliente recibe un correo con el courier y el código.

5. Cuando llegue, elige Marcar como entregado.

Cancelar o reembolsar#

Desde Actualizar pedido puedes elegir Cancelado o Reembolsado (según el estado en que esté). Escribe siempre el motivo en el mensaje.

Cómo avanzan los estados#

El sistema solo permite pasos lógicos: no se puede saltar de «Pendiente de pago» a «Enviado», por ejemplo.

• Los pedidos contra entrega nacen directamente En preparación.
• Los pedidos de Yape, Plin o transferencia que no se pagan a tiempo (por defecto 48 horas) se cancelan solos y su stock vuelve al inventario. Los que están en revisión no se cancelan solos.

Notas, mensajes e historial#

En la tarjeta Historial queda registrado cada paso: quién lo hizo y cuándo. Abajo puedes agregar una nota:

• Nota interna (fondo amarillo): solo la ve el personal. Úsala para dejar contexto («pagó desde otra cuenta»).
• Visible para el cliente (interruptor encendido): aparece en la página de su pedido.

Además, cada cambio de estado admite un mensaje para el cliente que va en el correo y en su página del pedido. Con el interruptor Avisar al cliente por correo apagado, el cambio se registra sin enviar correo.

Botones útiles#

• WhatsApp: abre un chat con el cliente con un mensaje inicial ya escrito.
• Imprimir: genera una hoja con el pedido para tu almacén.

4Productos#

En Catálogo › Productos administras todo lo que se vende.

• Buscar: por nombre o SKU.
• Filtrar: por categoría y por estado: Publicados, Ocultos o Stock bajo (≤ 5).
• Cada fila tiene tres acciones: ver en la tienda, editar y eliminar.

Crear o editar un producto#

Pulsa Nuevo producto (o el lápiz de un producto existente).

5Categorías#

En Catálogo › Categorías creas el árbol por el que navegan tus clientes: categorías y subcategorías.

• Nombre y Slug (la dirección web; se genera sola si lo dejas vacío).
• Categoría padre: elige una para crear una subcategoría (por ejemplo, «Audífonos» dentro de «Audio»).
• Descripción, imagen y Orden (los números menores aparecen primero).
• No puedes eliminar una categoría que tenga productos o subcategorías: muévelos primero.

6Clientes#

En Principal › Clientes ves a todas las personas con cuenta.

• Buscar por nombre, correo, teléfono o número de documento.
• Pulsa el ojo para abrir la ficha: datos de facturación, contacto, dirección y si acepta publicidad.
• En la ficha, el interruptor Cuenta activa permite desactivarla (y cierra sus sesiones). Úsalo solo ante abuso o fraude.

7Envíos e impuestos#

Tienes permiso para editar Ventas › Envíos e impuestos.

• Tarifa local (departamento de la tienda) y tarifa a provincias.
• Envío gratis desde: el monto de compra que elimina el costo de envío.
• Recojo en tienda: activar, dirección y horario.
• IGV: tasa y si los precios ya lo incluyen.
• Horas para pagar: plazo antes de cancelar pedidos sin pago.

8Stock y ofertas#

• El Dashboard cuenta los productos con stock bajo (5 o menos) y los agotados. Pulsa la tarjeta para ver la lista filtrada.
• Cuando un producto llega a 0, la tienda muestra «Agotado temporalmente» y no se puede comprar.
• La Oferta del día termina sola en la fecha que fijaste. Revisa cada semana cuáles vencieron.

9Situaciones frecuentes#